Kalenderblatt Oktober 2011 des Steuerbüros Sticher - Thema: Reisekosten

In unserer Monatsausgabe Oktober wollen wir Ihnen das Thema Reisekosten vorstellen.


Hinter diesem Sammelbegriff verbergen sich viele einzelne und interessante Unterpunkte, die insbesondere für Selbständige von Bedeutung sind. Die Oktober-Ausgabe wird sich daher hauptsächlich mit den Fahrt-, Fortbildungs-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Reisenebenkosten auseinandersetzen.

 

1. Fahrtkosten als Reisekosten


Alle Fahrten, die einen betrieblichen Anlass haben, werden vom Gesetzgeber subventioniert. Für die Höhe des gesetzlichen Zuschusses ist es dabei von Bedeutung, welches Verkehrsmittel der Steuerpflichtige nutzt:

  • Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie mit der Bahn oder mit dem Taxi, können die tatsächlich angefallenen Kosten berücksichtigt werden. Für die Geltendmachung dieser Kosten sind die entsprechenden Fahrscheine bzw. Quittungen aufzubewahren.
  • Benutzt der Steuerpflichtige sein privates Kraftfahrzeug, so kann eine Pauschale von € 0,30/km angesetzt werden.

Hierzu zählen insbesondere Fahrten zu Steuerberatern, Banken, Versicherungsmaklern, Rechtsanwälten, Fortbildungsveranstaltungen oder Immobilienmaklern.  

Jede dieser Fahrten sollte hinreichend dokumentiert werden um steuerrechtlich anerkannt zu werden. Als Belege können:

  • Fahrtenbücher
  • Terminkalender
  • Einladungen
  • Bewirtungsquittungen
  • Tankquittungen
  • etc.


dienen.

Weiterhin sollte für eine optimale steuerliche Nutzung zu jeder einzelnen Fahrt das Datum, die zurückgelegten Kilometer, die besuchte Firma/Person, der Anlass und die Abwesenheitszeit dokumentiert werden.

2. Fortbildungskosten


Nimmt ein Steuerpflichtiger, der Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit bezieht, an Fortbildungsveranstaltungen teil, so hat er die anfallenden Kosten zuerst selbst zu tragen und kann sie anschließend in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Bezieht die steuerpflichtige Person Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit, kann diese die anfallenden Fortbildungskosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen.

Unter die Fortbildungskosten können Aufwendungen für:

  • spezialfachliche Fortbildung
  • Seminare der Persönlichkeitsbildung
  • Seminare der Betriebwirtschaft o.ä.


fallen.

Bei Fortbildungsreisen ins Ausland, z.B. zu Fachkongressen, kann ebenfalls eine steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe/Werbungskosten erfolgen. Allerdings muss eine überwiegende betriebliche Veranlassung gegeben sein. Der Steuerpflichtige darf aufgrund des vorgesehen Programms nicht in die Lage versetzt werden, private Interessen zu verfolgen. Durch diese hohen Vorgaben seitens der Finanzverwaltung kann nur im Einzelfall entschieden werden, ob eine betriebliche Veranlagung vorliegt und somit der steuerliche Abzug möglich ist.
Daher sollte das Fortbildungsprogramm des Veranstalters unbedingt aufbewahrt werden.
 
Zusätzlich entstehen neben den Fortbildungskosten auch regelmäßig verschiedene Reise- und Verpflegungskosten, deren Abzugsfähigkeit in den nächsten Unterpunkten erläutert wird.

3. Übernachtungskosten


Die bei einer Fahrt im Inland anfallenden Übernachtungskosten für Geschäfts- oder Dienstreisen sind in der nachgewiesenen Höhe (Rechnung des entsprechenden Hotels bzw. Pension) als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten abziehbar. Zusätzlich zu den Übernachtungskosten können die unten erläuterten Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Ist in dem Einzelnachweis von Übernachtungskosten nur ein Gesamtpreis für die Unterkunft und das Frühstück enthalten und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so wird der Gesamtpreis im Inland um jeweils € 4,80 pro Übernachtung gekürzt.
Handelt es sich um Geschäftsreisen, dessen Reiseziel im Ausland liegt, richten sich die entsprechenden Verpflegungspauschalen nach einer besonderen Tabelle. Die Pauschbeträge variieren je nach Land und sind deutlich höher als die für das Inland.
Bei Auslandsreisen wird der Gesamtpreis um 20 v.H. des Auslandtagegeldes pauschal gekürzt, wenn sich der Preis für das Frühstück sich nicht in der Rechnung feststellen lässt. Dies wird damit begründet, dass der gleichzeitige Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen möglich ist.

Reisekosten für eine Begleitperson (z.B. der Ehegattin / des Ehegatten) können auch als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten geltend gemacht werden. Dazu muss aber ein Dienstverhältnis zwischen der Begleitperson und dem Steuerpflichtigen bestehen. Ansonsten werden die angefallenen Reisekosten für die Begleitperson steuerlich nicht berücksichtigt, da das Finanzamt hier strenge Maßstäbe anlegt.   

4. Verpflegungsmehraufwand


Für den Verpflegungsaufwand bei Geschäfts- oder Dienstreisen gewährt der Gesetzgeber bestimmte Pauschbeträge, deren Höhe sich nach der Dauer der Abwesenheit von Zuhause richtet:

  • bei Inlandsreisen und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden € 6,00
  • bei Inlandsreisen und einer Abwesenheit von mehr als 14 Stunden € 12,00
  • bei Inlandsreisen und einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden € 24,00


Bei einer Abwesenheit unter acht Stunden ist der Ansatz von den genannten Pauschbeträgen nicht möglich. Die tatsächlich angefallenen Verpflegungskosten können ebenfalls nicht abgezogen werden.

Allerdings ist es möglich, z.B. Aufwendungen für ein Geschäftsessen auf einer Dienstreise, steuerlich mit den tatsächlich anfallenden Rechnungsbetrag als Betriebsausgabe geltend zu machen. Es werden 70 v.H. der anfallenden Kosten berücksichtigt.

5. Reisenebenkosten

Unter den Reisenebenkosten sind solche Kosten zu verstehen, die für

  • Gepäckaufbewahrung und -beförderung
  • Mautgebühren
  • Parkgebühren
  • Unfallkosten
  • Garderobe
  • Trinkgelder


anfallen.

Diese Aufwendungen sind durch entsprechende Einzelbelege oder mittels Eigenbelegen mit entsprechenden Erläuterungen nachzuweisen und müssen z.B. einer Fortbildung zuzuordnen sein.


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